La capacité à utiliser la bonne tournure de phrase et le ton adéquats représente un atout professionnel majeur. En effet, le choix des termes, la façon de poser ses questions et d’exprimer son point de vue influent sur l’image que l’on donne de soi. Trouver le mot juste en toutes circonstances vous aidera à faire passer vos idées et à gagner l’estime de vos collaborateurs.
Apprenez à faire une bonne première impression
Lorsque vous rencontrez quelqu’un pour la première fois, personnalisez votre «bonjour» en le faisant suivre du nom ou du prénom de votre interlocuteur. C’est moins passe-partout, plus respectueux et vous aurez davantage de chances de capter son attention. Ensuite, qu’il s’agisse d’un entretien d’embauche, d’un rendez-vous client ou de circonstances moins formelles comme un cocktail, déclinez votre identité de façon claire et concise. Une fois les présentations faites, vous pouvez briser la glace, avec un remerciement par exemple. Face à un prospect, usez d’une formule du genre : «J’apprécie que vous preniez le temps de me rencontrer». Au cours de la discussion, montrez de l’intérêt pour l’autre personne : «Et vous-même, quel est votre parcours ?»
Par ailleurs, même si votre interlocuteur connaît votre secteur d’activité, évitez les sigles et les mots techniques. Concluez votre conversation par : «J’ai été ravi de vous rencontrer. Si vous le permettez, je vous recontacterai dans une semaine.» Terminer l’entretien en anticipant déjà l’étape suivante souligne l’intérêt que vous portez à l’autre.
Reformulez les propos pour éviter les malentendus
En réunion ou en tête à tête, cette technique permet de s’assurer qu’on a été bien compris ou qu’on a correctement interprété ce qui a été dit. Que votre interlocuteur rectifie le tir ou qu’il confirme vos propos, l’échange s’en trouvera fluidifié. Vous pourrez alors passer à la suite. Les étapes étant validées les unes après les autres, la réunion avance plus vite. Enfin, soignez la conclusion. Elle doit être claire, précise et directive.
Suscitez l’adhésion lors d’une négociation
Une idée acceptée est une idée partagée. C’est pourquoi la meilleure façon de convaincre un interlocuteur est de l’associer à votre raisonnement. Cela vaut pour le client que vous voulez conquérir comme pour le patron auquel vous demandez une rallonge budgétaire. Dans le cas d’une négociation salariale, commencez par rappeler vos succès. Donner des chiffres, des dates rend votre discours concret. L’objectif : être clair dans sa demande, déterminé et juste dans le ton. Pour cela, utilisez un langage proche de votre interlocuteur, voire certaines de ses expressions! Vous lui donnerez ainsi l’impression d’être sur la même longueur d’onde et vous emporterez plus facilement son adhésion. Si votre idée est critiquée, évitez la confrontation et préférez la nuance.
Affirmez-vous en douceur dans les situations difficiles
Réprimander un collaborateur, faire un reproche à son supérieur hiérarchique, répondre à des attaques personnelles… autant de situations délicates pour lesquelles il faut faire preuve à la fois de fermeté et de tact. Si vous devez recadrer un collaborateur ou affirmer votre autorité, vous aurez paradoxalement plus d’impact avec de la nuance. Au lieu d’attaquer frontalement par «Tu as tort» ou «Ton travail m’a déçu», préférez «J’ai été déçu de la qualité de ce dossier». Autre astuce pour éviter l’accusation : utilisez le «on» – «Je pense qu’on peut faire mieux» – qui permet d’atténuer la dimension personnelle d’une remarque et de faire passer le message sans agresser votre interlocuteur. Ou encore, tempérez par un point positif : «Ton travail est excellent. C’est dommage que ton comportement gâche cela.» Vous prouvez ainsi que vous ne rejetez pas la personne mais son attitude.
